بأسلوب رسمي وقانوني، وبعرض نموذجي فريد، نواصل معكم عبر موقعنا “ريشة” تزويدكم بالجديد والمفيد، وفي مقالنا لهذا اليوم نتطرق إلى: مذكرة الإحاطة.
شرحنا فيه عديدًا من التفاصيل والمعلومات المهمة والضرورية، وذلك عن أهمية القيام بكتابة نموذج مذكرة إحاطة، وذلك من خلال اتباع مجموعة الشروط والخطوات النظرية التي يحب الأخذ بها عند كتابة هذه المذكرة، والمميزات التي لا بد أن يتصف بها، وأوردنا نموذجًا تطبيقيًا شارحًا عن كيفية عمل مذكرة إحاطة.
وللحصول على خدماتنا في كتابة الطلبات، يُرجى التواصل معنا عبر رقم الواتساب التالي: (0533243424).
قراءنا الأعزاء، أهلًا ومرحبًا بكم وإليكم مقال بعنوان: مذكرة الإحاطة:
جدول المحتويات
مذكرة الإحاطة
مما لا شك فيه أن مذكرة الإحاطة هي عبارة أحد أهم المذكرات الداخلية التي يتم استخدامها لغرض عرض ملخص موجز لمسألة أو قضية ما، وتهدف إلى إقناع القارئ بالتصرف وذلك من خلال العمل على تقديم الأدلة الملموسة التي تسهل عملية فهمها وتقييمها ومعرفتها على أتم وجه، وفي أبهى حلة.
ونظرًا لأهمية هذا الموضوع فقد خصصناه للحديث عن مذكرة الإحاطة من شتى النواحي سواء الإعداد والتجهيز والتحرير، وكذلك التتسيق والترتيب، وغيرها من الأمور التي لها علاقتها بالموضوع، وكل ما عليكم ان تواصلوا القراءة حتى نهاية المقال، فأهلًا ومرحبًا بكم.
نموذج مذكرة الإحاطة
تندرج مذكرة الإحاطة ضمن الأنواع الرئيسية للمذكرات الداخلية والتي بلا شك أنها تعتبر من أهم وأسهل المهام التي يضطلع بالقيام بها الإداري الناجح؛ حيث إنها تعتبر في أعدادها أقل جهدًا ووقتًا من التقرير الذي تتطلب عملية إعداده فترة زمنية كبيرة قد تصل إلى أضعاف الفترة التي تتطلبها إعداد مذكرة الإحاطة، وفيما يأتي إليكم طريقة كتابة مذكرة إحاطة وفق أحدث طرق الكتابة الوظيفة، وذلك من خلال اتباع مجموعة من الخطوات، واتي تتلخص في الآتي:
الخطوة الأولى:
لا بد عن بدء كتابة مذكرة الإحاطة من القيام بعملية تدوين “إلى:” و “من:” ومن ثم تدوين اسم المرسل والمستلم بعد النقطتين مباشرة.
الخطوة الثانية:
القيام في السطر الثاني بالقيام بعملية تحديد التاريخ الذي كتبت فيه مذكرة الإحاطة، ولا بد أن يكون التاريخ باليوم والشهر والسنة.
الخطوة الثالثة:
تحديد موضوع مذكرة الإحاطة، ولا بد أن يكون الموضوع متبوعًا بما تتضمنه المذكرة من تفاصيل.
الخطوة الرابعة:
القيام بعملية تحديد الإجراء الذي يرغب صاحب المذكرة أن يأخذه القارئ في الجملة أو الفقرة الأولى من المذكرة، أي المضمون العام للمذكرة قبل الولوج في التفاصيل.
الخطوة الخامسة:
لا بد في هذه الخطوة من الحرص على لفت انتباه القارئ باستخدام مجموعة من الفقرات التي لا بد أن تكون موجزة والتي لا يزيد طولها عن 5 جمل، والتي لا بد أن تشمل أهم الأسباب والظروف التي أسهمت وأدت في القيام بتحرير مذكرة الإحاطة، وكانت الدافع الرئيسي لها.
الخطوة السادسة:
لا بد من القيام بعد ذلك باستخدام أهم الأدلة التجريبية التي تهدف إلى عملية إقناع القارئ بالحاجة إلى مسار العمل المقترح، وذلك في ثنايا مذكرة الإحاطة.
الخطوة السابعة:
من الضروري أن يلتزم الشخص محرر مذكرة الإحاطة إلى تجنب التعبيرات الرسمية أو غير الرسمية على نحو غير ضروري، فعلى سبيل المثال لا يقول “حسب مناقشتنا”، وأن يتجنب المصطلحات التقنية عندما يقوم بالاستشهاد بالحقائق والأرقام، وأن يحرص كل الحرص على عملية استخدم لغة بسيطة وسلسة وجذابة ومباشرة يمكن لأي قارئ أن يتمكن من عملية فهمها واستيعابها بالمستوى المطلوب.
الخطوة الثامنة:
لا بد عن القيام بعملية بدء كتابة مذكرة الإحاطة أن يكون ذلك بـكلام موجز وذلك على شكل نقاط، ثم يتم بعد ذلك الشرح والتوضيح لمضمون المذكرة.
الخطوة التاسعة:
إذا كانت مذكرة للإحاطة موجهة لشخص ما وتربطه علاقة شخصية من أي نوع، فمن الضروري أن يتم استخدام الضمائر (أنا، نحن).
الخطوة العاشرة:
لا بد من الانتباه إلى عدم تجاوز مذكرة للإحاطة الصفحتين كحد أقصى، وخلاف ذلك يتم اعتبارها تقرير، ومع ذلك قد تتجاوز صفحات المذكر العدد المحدد، وذلك في حال أن كان الأمر غير رسمي.
الخطوة الحادية عشرة:
من الضروري في نهاية كتابة وتحرير مذكرة للإحاطة من تدوين اسم كاتب المذكرة والتوقيع عليها.
الخطوة الثانية عشرة:
لا بد بعد إتمام كتابة المذكرة من مراجعتها وتدقيقها، والحرص على خلوها من كافة الأخطاء الإملائية والنحوية واللغوية؛ لأن الأخطاء من هذا النوع تفقد المذكرة أهميتها.
امثله مذكرة الإحاطة
تتعد الأمثلة عن مذكرة الإحاطة، وفي هذا المحور دعونا نشير إلى مقال عن ذلك؛ حيث إنه من المفيد بشأن هذا النوع من المذكرات أن يتم في أول الأمر الدخول في جوهر موضوع المذكرة بشكل مباشر، وذلك دون أن يتم تشتيت انتباه القارئ بعوامل أخرى جانبية، أو تفاصيل لا قيمة لها ولا أهمية، والآن نضع بين يديكم هذا المثال بشكل مختصر:
المملكة العربية السعودية شعار الشركة
مؤسسة………………
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى مدير مؤسسة…..
من الموظف المختص………
موضوع المذكرة………
تاريخ تحريرها …/…/ 2022م، الموافق…./…./1444ه
أحيطكم علمًا بأن السلع التجارية التي تم استلامها مؤخرًا بتاريخ …./…./…. قد تمت عملية رفضها؛ حيث إنها لم تتطابق مطلقًا مع معايير الجودة المتفق عليها لاستلام البضاعة، وقد خالفت هذه السلع التجارية المواصفات المطلوبة في……………………….، وتم تجنب أن يتعطل مسار العمل من خلال التعاون مع مؤسسة…… وبفضل الله تمت الامور على ما يُرام.
ولا بد من قيام المؤسسة التي تعاقدنا معها بتوفير الطلبية من الاعتذار، ودفع التعويض المتفق عليها في العقد المُبرم بين الطرفين وقدره/ …………… ريال سعودي.
الاسم……..
المسمى الوظيفي…..
التوقيع…….
انواع مذكرة الإحاطة
كما أشرنا سابقًا بأن مذكرة للإحاطة أحد انواع المذكرات الداخلية ومن أنواعها المذكرات الخاصة بالسفر والترحال وهي عبارة عن مجموعة سجلات مكتوبة حول تجارب السفر وغيرها من المذكرات التي تندرج في إطار مذكرات الإحاطة التي في الغالب تشبه التقرير من عدة نواحي.
وتتميز مذكرات الإحاطة عن التقرير من ناحية الهيكلية؛ حيث إن هذه المذكرات تتشابه إلى حد ما في كثير من الأمور مع التقرير، ولكن يوجد لكل منهما الشروط والقواعد التي تختص به.
ويمكن القيام بعملية التعديل على مذكرات الإحاطة بعد عملية حفظها، وأنه يمكن القيام بعملية إنجاز مذكرات الإحاطة في مدة زمنية أقل من المدة الزمنية التي تتطلبها عملية إنجاز التقرير؛ وذلك لأن المذكرات الخاصة بعملية الإحاطة لا تحتاج إلى تعمق في التفاصيل والبيانات بل يمكن القيام بكتابتها في أسرع وقت ممكن مع ضرورة الحرص من كاتب المذكرة أن يقوم بعملية إضافة المعلومات بشكل مبسط وممتع.
وعلى أية حال فإنه يمكن القيام بعملية تصنيف مذكرات الإحاطة بأنها نوع من أنواع الكتابة الوظيفية التي ترجع بجذورها إلى العصور التاريخية القديمة، وتتميز هذه المذكرات بأنها تقتصر على الأحداث اليومية التي يعيشها الشخص صاحب المذكرة، كما كانت يتم استخدام هذه المذكرات بهدف القيام بعملية كتابة القصص التي تتحدث وتشرح البطولات التي تم تمكنت العديد من الشخصيات التاريخية من تحقيقها.
وعلى هذا الأساس فإن مذكرات الإحاطة أحد أنواع المذكرات التي تتشابه بشكل كبير مع التقرير وذلك في عديدٍ من الخصائص التي تنفرد بها مذكرات الإحاطة، والتي تعتبر بمثابة الهيكلية التي تختص بها والتي تميزها عن التقارير بشكل عام، فضلًا عن إمكانية القيام بتعديلها من وقت لآخر، وتأتي أهمية مذكرات الإحاطة بأنها تسبق في استخدامها التقارير؛ حيث إن مذكرات الإحاطة يقوم الموظفون بعملية استخدامها حتى يتم تجهيز التقرير بشكل رسمي لينوب عن المذكرة في الاستخدام.
وأخيرًا لا بد في هذا المحور أن نشير إلى أهم الأنواع التي تنقسم إليها المذكرات الداخلية والتي يتم القيام باستخدامها من قبل الكثير من الناس، وفي مختلف الأغراض، وهي على الشكل التالي:
- النوع الأول: مذكرة التهنئة: يتم استخدام هذا النوع من المذكرات لتهنئة أحد الموظفين أو توجيه الشكر له على إنجاز حققه، أو ترقيته من قبل الإدارة العامة لمؤسسة العمل التي ينتمي إليها إلى منصب أعلى من المنصب الحالي الذي يشغله.
- مذكرة المعلومات: يعتبر هذا النوع من أهم أنواع المذكرات الدخلية؛ نظرًا لاستخدامها بهدف طلب الاستقالة من قبل أي موظف وذلك في مؤسسات العمل المختلفة.
- مُذكرة الإحاطة: وهو موضوع حديثنا في هذا المقال؛ حيث إنها تهدف إلى تقديم شرح مفصل حول طبيعة العمل في الكثير من المؤسسات، فعلى سبيل المثال يتم استخدامها لإنجاز مشروع ما والمتطلبات التي يحتاجها حتى تتمكن المؤسسة من تحقيقه.
- مذكرة السؤال: وهذا النوع من المذكرات الداخلية يتم استخدامه في العمل لعرض أي مشكلة أو قضية على مدير إدارة الشركة أو المؤسسة، وذلك حتى يتمكن من اتخاذ القرار الذي يعالجها.
شرح معنى مذكرة الاحاطة
وهنا لا بد أن نشير إلى معنى مذكرة للإحاطة؛ حيث أن هذا النوع من المذكرات هو أحد أنواع المذكرات الداخلية التي تنقسم إلى أربعة أقسام، ومذكرات الإحاطة هي أحد أنواعها والتي تهدف إلى العمل على لفت الانتباه تجاه أمر ما أو تجاه نقاط محددة بعينها، والعمل بكل جد واجتهاد لشرح طبيعة العمل الذي تتضمنه المذكرة، فضلًا عن الهدف الذي تسعى المذكرة إلى تحقيقه، وهو السعي نحو تثقيف وتعريف القارئ حول بعض القضايا المهمة أو البروتوكولات أو القوانين؛ حيث إن هذه المذكرة تعمل على تسليط الضوء على العديد من القضايا
ويفضل أن تكون القضية كاملة؛ حتى تتمكن من استخلاص الحلول القائمة والجديدة والمبتكرة، والتي لها دورها الكبير في إيجاد الحل، ولا سيما إذا ما تم تعزيز المذكرة بحقائق وأدلة مدعمة، ويمكن أن يتم الاستعاضة بقراءة المذكرة عن قراءة كتاب كامل؛ لأنها تتضمن الموجز الدقيق عن قضية ما تتطلب مجلدات للحديث عنها، وهذا الأمر يقودنا إلى القول بأن هذه المذكرة بحاجة إلى كاتب بارع لتحريرها، وليس هذا الأمر يستطيعه الجميع.
وفي واقع الحال فإن معنى مذكرة الإحاطة جاء من معنى الإحاطة نفسها، وذلك كأن يحيط المرء الآخرين بخبر معين، أو ينقل إليهم التحليل المنطقي والرسمي لقضية معينة فيتمكنون من التعرف على جوانبها، ويتم استخدام هذه المذكرة إداريًا، وهذا هو المفهوم المختصر عن مذكرات الإحاطة بشكل دقيق وموجز.
اقرأ أيضًا: كتابة نموذج سند لأمر بطريقة احترافية 2022
بهذه التفاصيل نختم معكم مقالنا لهذا اليوم عن: مذكرة الإحاطة، تعرفنا فيه على أهمية مذكرة الإحاطة، ومجموعة الخطوات النظرية التي لا بد من اتباعها عند كتابة مذكرات الإحاطة، وأوردنا نموذجًا تطبيقيَا شارحًا عن مذكرات الإحاطة، وتعرفنا على أنواع مذكرات الإحاطة، ومعنى مذكرات الإحاطة.
لا تفوتكم فرصة الحصول على خدماتنا الحصرية والمتنوعة بأسعار تنافسية وسرعة في تلبية الطلب، وجودة في العرض والصياغة والتحرير، وبتواصلكم معنا عبر تطبيق واتساب يتحقق لكم ذلك، رقمنا هو: (0533243424).
