قد يجد البعض صعوبة في تحديد طريقة كتابة طلب رسمي أو التعرف على عناصره الأساسية ونتيجة لمدى أهمية هذا الطلب لدى أغلب العاملين والمواطنين عامة فسوف نعرض أهم البيانات التفصيلية والتي تتعلق بطريقة كتابة الطلب وأهم عناصره الداخلية من خلال التعرف على كل من البيانات التالية، ويمكنكم التواصل عبر الواتس: 0533399982.
محتويات
تعريف طلب رسمي
هو عبارة عن خطاب أو رسالة يتم إنشاؤها من قبل أحد الأشخاص إلى بعض الجهات المعنية والتي من الممكن أن تكون جهة حكومية أو خاصة أو يتم توجيهها لأحد الأفراد كما يتميز هذا الطلب بتعدد طرق كتاباته والتي تختلف باختلاف الهدف والغرض المخصص لكتابته.
الخطابات الرسمية الحكومية
إن الهدف الأساسي من تقديم طلب رسمي وهي الحصول على إحدى الخدمات أو الحاجة لتقديم بعض الطلبات والتي تحتاج الموافقه من تلك الجهات الحكومية.
حيث تتميز كتابة الخطابات الرسمية بنوع من التدقيق والاقتصار على بيانات الخطاب والهدف الأساسي الذي يشمل دون الحاجة لكتابة أي عناصر إضافية.
كما يمكن الحصول على طلب رسمي وإرفاقه للجهات الحكومية من خلال القيام بكتابتها بشكل ذاتي وهذا من خلال اتباع عدة خطوات خاصة بعناصر الطلب المهمة أو التوجه لإحدى المتخصصين في كتابة هذه النوعية من الخطابات.
اقرأ أيضا: كيفية كتابة شكوي تظلم.
شكل الخطاب الرسمي
حتى تتمكن من كتابة وإنشاء طلب رسمي يجب أن تتعرف على الشكل النهائي للطلب والذي يتم بواسطة بعض الإرشادات والأدوات البسيطة حتى يبدو بشكل جيد يتلائم مع تقديمه لمختلف الجهات الحكومية والذي يجب أن يكون كالاتي:-
تستطيع القيام بإنشاء الطلب بشكل شخصي من خلال إحضار إحدى الأوراق السادة والتي تأتي باللون الأبيض أو الأصفر في الغالب.
يفضل زيادة الجدية أن تأتي بإحدى الأوراق الحكومية والتي تتميز بتواجد الشعار الخاص بالجمهورية بداخلها، لكتابة خطاب رسمي لإحدى الجهات الحكومية يتم منع وضع الرسوم والأشكال بمختلف أنواعها داخل الخطاب المقدم.
توجد ميزة محدثة لكتابة الطلب من خلال كتابته بشكل أولى في إحدى ملفات الورد والتي يتم اختيار بداخلها حجم الخط ليكون
واختيار النوعية الخاصة به والتي يفضل أن تكون Arial مع القيام بطباعة الخطاب وتقديمه بعد الانتهاء من جميع العناصر الداخلية.
عند قيامك بكتابة المقال بالطريقة اليدوية التقليدية حتى يتم قبول الطلب لابد أن يتم كتابته بالحبر الأزرق وتجنب الكتابة بالخط الاسود، تكمن فائدة الكتابة بالخط الأزرق في إمكانية التفرقة فيما بين الخط المصور والخط المتواجد في النسخة الأصلية.
مراعاة بعض الأمور المهمة أثناء الكتابة والمتمثلة في جعل المسافة الخاصة بـالأسطر فيما بين العنصر والآخر ما يقرب من سطر أو سطر ونصف.
تبدأ كتابة أولى بيانات الخطاب من خلال وضع أولى الكلمات في منتصف الخطاب في الجزء العلوي.
عند الكتابة يبدأ الخطاب بالتحية أو إلقاء السلام ويتم انهائه بكتابة إحدى العبارات المخصصة للشكر.
ويتم اضافة بعض الأمور المهمة بداخل الخطاب والتي تتمثل في كتابة تاريخ الطلب وإضافة توقيع الشخص المستفيد من هذا الخطاب.
طريقة كتابة خطاب طلب رسمي
عند البدء في كتابة أولى أجزاء طلب رسمي لابد أن تتبع وضع عدة عناصر مهمة في الكتابة والتعرف على معنى وهدف كل عنصر بداخل اجزائه والتي تضم كل من العناصر التالية:-
- الترويسة: وهي الجزء الأول من كتابة الخطاب والذي يضم عدة بيانات عن مرسل الخطاب، تشمل بيانات الترويسة كل من كتابة اسم مقدم الخطاب والعنوان السكني الخاص به مع إضافة الرمز البريدي والتاريخ الخاص بالتحرير الكتابي.
- العنوان الداخلي: الذي يتضمن بداخله كتابة العنوان الخاص الجهة المرسل إليها وكتابة كل من بيانات الجهة المرسل إليها، والمتمثله في أسم الجهة أو الشركة والعنوان الافتراضي لها مع ضرورة وضع مسافة انتقالية بين الترويسة والعنوان الداخلي حتى لا يحدث خلط.
- التحية: تعد من أبسط الأجزاء الكتابية والتي يتم وضعها في بداية سطر جانبي بالجزء الأسفل من العنوان مع مراعاة التباعد بينهم بحوالي سطرين فقط، تستطيع كتابة أي نوع من أنواع التحية بحسب الجهة المقدم لها الطلب مثل تحية طيبة وبعد أو كتابة السيد مدير شركة… وغيرها من العبارات المفتاحية.
- محتوى الخطاب: يعد الهيكل البنائي للطلب والذي يدور حول المحور الكتابي بأكمله ويضم بداخله الفكره والهدف الأساسي الذي تم كتابته من أجله، يجب أن يكون المحتوى متسلسل في صورة ترتيب للمعلومات مع مراعاة وجود بعض المسافات البسيطة بين الكلمات لسهولة فهمها.
- الخاتمة: نجد أن أغلب الخامات تنتهي بكتابة إحدى العبارات الخاصة بالشكر والثناء والتي تكمن فكرتها في إنهاء الطلب بشكل مهذب.
- التوقيع أو الختم: تأتي هذه الخانه بمسافة متباعده عن الخاتمة بمعدل لا يقل عن ثلاث أسطر، تشتمل هذه الفقرة كتابة كل من أسم مقدم الطلب من خلال كتابته رباعي مع إضافة التوقيع الخاص به.
- التاريخ: تعد من إحدى الأمور الضرورية كتابتها لتحديد التوقيت التفصيلي نموذج كتابة طلب والذي يضم كل من السنة والشهر واليوم.
نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية
نقدم في هذه الجزئية نموذج يوضح لنا الطريقة الخاصة بالكتابة لإحدى الجهات الحكومية عبر تطبيق مختلف العناصر السابقة ويكون من خلالها الشكل النهائي التالي:-
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
اما بعد………..
إلى السيد المدير………….تحية طيبة وبعد.
المحتوى والهيكل الداخلي لتقديم طلب رسمي والذي يحوي الهدف الأساسي.
لكم جزيل الشكر والتقدير.
مرسلة سيادة المدير….
كتابة الاسم الخاص بمقدم الطلب مع التوقيع.
بالجزء النهائي يتم كتابة التاريخ التفصيلي للخطاب.
أهمية الخطابات الرسمية
يمكن الاستفادة من كتابة نموذج كتابة طلب أو طلب رسمي في عدة أمور واختصاصات مهمة والتي تتمحور أغلبها في إفادة مقدم الطلب ومن بين المهام التي يمكن الاستفادة بتقديم الطلب بها وهي كالتالي:-
تعد الخطابات من إحدى الوسائل المهمة والتي يتم استخدامها في التواصل سواء كان بين الأفراد أو بين الشركات والجهات الحكومية.
يمكن استخدام الطلب أو الخطاب في توجيه إحدى الشكاوى الحكومية أو الطلبات الخاصة بالموافقة على أمر من أمور الحياة العملية.
تستخدم بعض الشركات الخطاب كواحد من أهم الرسائل الإعلانية في التعامل مع العملاء واخبارهم عن أهم المستجدات.
للخطاب فوائد في إمكانية تقديم طلب نقل في الوظائف أو طلب نقل من المدارس هذا بجانب الشكوى من إحدى المؤسسات أو الافراد العاملين بالجهات المختصة.
لا يجب إهمال هذا النوع من المستندات وضرورة الاحتفاظ بنسخة منه الى حين الحاجة إليه في أي وقت من الأوقات.
أنواع الخطابات الرسمية
تتنوع الخطابات الرسمية تبعًا للهدف الخاص بإنشائها حيث تنتشر في عدة أماكن باشكال مختلفة تستطيع التعرف عليها من خلال معرفة الأنواع التالية:-
- الخطاب التجاري: ينتشر هذا النوع في الشركات الخاصة والتي تقوم فكرتها على عرض بعض المنتجات والعروض الخاصة للإطلاع العملاء عليها، يتم استخدامه بهدف أساسي وهو الترويج للشركة كما يضم العديد من البيانات الخاصة بهذه الشركة ليضمن للمستخدمين سهولة التواصل مع الشركة في أي وقت.
- الخطاب الإداري الرسمي: حيث يحمل هذا النوع من الجدية في كتابته والتي تتعلق بتحديد بعض الأهداف الوظيفية داخل مختلف المؤسسات، يشتمل هذا الخطاب على تقديم بعض الطلبات أو التعليمات التي تقوم بإصدارها الإدارة لتطبيقها من قبل الموظفين.
يمكنك الآن كتابة الخطابات وتقديم طلب رسمي يدويًا بكل سهولة ودون التوجه لأي متخصص في الكتابة وهذا من خلال أتباع الإرشادات السابقة وكتابه مختلف العناصر التي قمنا بعرضها، ويمكنك التواصل عبر الواتس التالي: 0533399982.