قراءنا الأعزاء، نواصل معكم التحليق في ميدان الكتابة الوظيفية، وفي يومنا هذا نوافيكم عبر موقعنا “ريشة” بمقال عن: كتابة مذكرة داخلية.
تناولنا فيه أهمية كتابة مذكرة داخلية، والخطوات النظرية التي يجب اتباعها لكتابة هذا النوع من المذكرات، والنصائح والاعتبارات والمعايير التي لا بد من اتباعها عند كتابة المذكرة الداخلية، وعززنا المقال بنماذج تطبيقية شارحة.
لا تفوتكم فرصة الحصول على خدماتنا الحصرية والمتنوعة بأسعار تنافسية وسرعة في تلبية الطلب، وجودة في العرض والصياغة والتحرير.
وللحصول على خدماتنا في كتابة الخطابات، يُرجى التواصل معنا عبر رقم الواتساب التالي: (0533243424).
قراءنا الأفاضل، مرحبًا بكم وإليكم مقال بعنوان: كتابة مذكرة داخلية:
جدول المحتويات
كتابة مذكرة داخلية
تعتبر المذكرة الداخلية أحد أنواع المذكرات المعمول بها في مختلف الميادين سواء العملية أم العلمية، وتتميز بإنها لا تحتاج إلى تصرف سريع لإنجازها؛ حيث إن أنواع الكتابات الوظيفية ولا سيما المذكرة الداخلية تختلف بحسب القالب المخصص لكل نوع منها، وذلك يرجع بالدرجة الأساس إلى الاختلاف والتنوع في الأهداف المرجوة من وراء هذه الكتابات المتنوعة، والجهات التي ستقدم إليها.
ومن ناحية أخرى فإن المذكرة الداخلية تتميز بأنها أحد فنون الكتابة الوظيفية، والتي في العادة يتم استخدامها؛ لغرض القيام بجمع المعلومات عن موضوع معين، والقيام بتقديم لمحة عنه، وعن خطة وسير العمل المخصصة له، وأهم تفاصيله؛ حتى يتمكن قارئ هذه المذكرة من الاطلاع بشكل شامل على موضوعها، وأن يكون على معرفة بأهم التفاصيل التي تتعلق بها؛ بسبب كتابتها، وكثيرًا ما يقوم الموظف بإرسال مذكرة داخلية إلى رئيسه في العمل؛ بهدف إحاطته بكافة التفاصيل التي تتعلق بمشروع ما سواء أكان منجز أو قيد الإنجاز.
وعلى أية حال فإن المذكرة الداخلية تختلف باختلاف الغرض المرجو منها، والجهة المقدمة لها، وبحسب الغرض فإن المذكرة الداخلية تنقسم إلى أربعة أقسام.
أنواع مذكرة الإحاطة
- مذكرة التهنئة أو الشكر: وهذا النوع من المذكرات يكون بخصوص تكريم الأشخاص الذين قد أنجزوا عملًا جيدًا، وتميزوا به، ويتم إرسال هذه المذكرة إليهم تشجيعًا وتحفيزًا وثناءً.
- مذكرة الاستفسار: وهذا النوع من المذكرات يكون عادة بخصوص الاستفسار عن معلومة بحاجة إلى تفسير عن خطة وطريقة العمل.
- مذكرة الإحاطة: وهذا النوع من المذكرات يتم إرساله لتوجيه الأنظار إلى نقطة معينة، لا بد من التنبه لها.
- مذكرة المعلومات: ويتم هذا النوع من المذكرات لغرض تزويد الأشخاص من خلالها بكافة المعلومات التي لا بد من التعرف عليها بخصوص سير العمل.
كتابة مذكرة داخلية تربية مهنية
دعونا في هذا المحور نتطرق إلى كتابة مذكرة داخلية تربية مهنية؛ حيث إنها من الأمور التي من الضروري أن يتم تدريب الطلبة عليها؛ فالمذكرات شأنها شأن التقارير والخطابات تعتبر من عواميد الإجراءات التي تختص بالجانب الإداري في المؤسسات المختلفة، وأهمية هذا التدريب يكون في العادة ضمن إطار تقليل الفجوة بين المناهج الدراسية، ومتطلبات سوق العمل، وقد بدأت بعض المناهج الدراسية تتولى هذه المسؤولية بالفعل؛ حتى تتمكن من بناء جيل قوي ومسلح بالعلم والمعرفة.
وتعتبر المذكرة الداخلية عبارة عن الوسيلة التي تهدف إلى سهولة تدفق المعلومات من ناحية، وسهولة حفظها من ناحية أخرى؛ حتى يتم الرجوع إليها عندما يستدعي الوضع، وهي في العادة تكون قصيرة مباشرة ولا تحتاج إلى وقت كبير للاطلاع عليها أو كتابتها.
وبطبيعة الحال فإن المذكرة تختلف عن التقرير؛ كونها أكثر اختصارًا ووضوحًا، وتلجأ إلى التقاط المعلومة المباشرة بدلًا من ضياع الوقت في المجاملات، ويتم استخدامها داخل المنظومة العملية أو المؤسسة، أو في المدرسة أو الجامعة؛ حيث إن أماكن استخدامها متعددة، وذلك يرجع إلى الغرض الذي تم تحرير المذكرة من أجله.
وعلى هذا الإساس فإن هذه المذكرة تم إدراجها ضمن مناهج التعليم في المملكة العربية السعودية، وذلك في الصفوف الأول والثالث الثانوي، وذلك ضمن نطاق مادة التربية المهنية؛ وذلك إيمانًا من وزارة التعليم بمفهوم إعداد الكوادر المستعدة والمهيأة لغرض الولوج إلى سوق العمل.
أبرز قواعد كتابة مذكرة داخلية تربية مهنية
وفيما يأتي نتطرق إلى أبرز قواعد كتابة مذكرة داخلية تربية مهنية، وذلك على النحو الآتي:
- لا بد في أول الأمر من التخطيط لكتابة المذكرة الداخلية؛ كونها أهم خطوة يُبنى عليها باقي الخطوات التالية لها، ويتم التخطيط في العادة من خلال القيام بعملية جمع المعلومات الكاملة، وذلك حول موضوع المذكرة الداخلية المراد كتابته.
- القيام بعملية تصنيف المذكرة، وذلك من خلال تحديد نوعها: (استفسارية، معلوماتية، شكر وتهنئة، إحاطة).
- تدوين التاريخ الذي تم فيه كتابة المذكرة.
- الإشارة إلى موضوع المذكرة، والجهة المُرسلة إليها.
- الشروع في كتابة الإطار النظري والعملي للمذكرة.
- القيام بعملية مراجعة المذكرة مرة أخرى، والتأكد من تحقيق الغرض الذي تم تحريرها من أجله.
- تقييم المذكرة، ومن ثم تذييلها بالتوقيع والختم.
والآن نأتي إلى نموذج تطبيقي شارح عن مذكرة داخلية مهنية فارغة، وذلك على النحو الآتي:
بسم الله الرحمن الرحيم
شركة: ……………….
إلى: …………………..
التاريخ: …./…./ 2022م
من: ………………….
الهاتف الداخلي للقسم: ……….
الموضوع: ………………..
اتصل سعادة الأستاذ الفاضل/ …………….. بحضرتكم في تمام الساعة ……… بهدف ……………………..
الاسم: …………………..
التوقيع:…………………….
الختم: ………………………
كتابة مذكرة داخلية لمدير المدرسة
يعتبر نموذج مذكرة داخلية لمدير المدرسة من أنواع المذكرات التي يتم استخدامها؛ بغرض التواصل المباشر مع مدير المدرسة؛ حيث إن هذا التواصل لا يكون أمرًا ممكنًا في بعض الأوقات؛ بسبب الأعباء الإدارية والإشرافية المُلقاة على عاتق المدير، وقد يصعب التواصل مع المدير، وذلك في حالة كان الشخص بعيدًا كأن يكون وكيل وزارة أو مشرف تربوي وهكذا.
وعليه فإنه يجب القيام بإرسال المعلومة في مذكرة رسمية يمكن القيام بتوثيقها وختمها إن أمكن؛ وذلك تجنبًا للمساءلة القانونية في بعض الحالات التي تتطلب اطلاع المدير عليها. وفيما يلي نوضح كيفية كتابة مذكرة داخلية لمدير المدرسة:
- البدء في أول الأمر بكتابة اسم الدولة، ومن ثم اسم الإدارة التعليمية، ثم اسم المدرسة.
- القيام بعملية توضيح طرفي المذكرة، وذلك في أعلى الصفحة وتتضمن الجهة المرسلة، والمرسل إليه.
- لا بد في هذه الخطوة من القيام بعملية كتابة موضوع الخطاب في البيانات التعريفية أعلى المذكرة؛ لغرض تسهيل مسألة فرز المذكرات الواردة إلى المدير؛ بسبب تلقيه أحيانًا كمًّا كبيرًا من المذكرات والخطابات المتعددة الأهداف والأغراض.
- الدخول في المحتوى الخاص بالمذكرة بشكل رسمي، والعمل على تعليل المعلومة بالأسباب والظروف التي أدت إلى توضيح نتائجها إن وجدت.
- القيام بعملية إضافة مقترحات في المذكرة إن أمكن.
- لا بد من الالتزام بالتهذيب والأناقة في سرد مضمون المذكرة.
- كتابة المذكرة باللغة العربية الفصحى، والحرص على خلوها من الأخطاء الإملائية والنحوية واللغوية.
- لا بد من القيام بعملية كتابة المذكرة بشكل إلكتروني، ومن ثم طباعتها وختمها والتوقيع عليها يدويًا، وإرسالها إلى مدير المدرسة المستهدفة.
كتابة مذكرة داخلية عن تفعيل النشاطات داخل المدرسة
مما لا شك فيه أن النشاطات المدرسية تتسع رقعتها؛ وذلك استجابة إلى التعليمات الصادرة من وزارة التعليم التي تتبع النهج الحديث في التعليم، والذي يشير إلى الأهمية التي تحظى بها الأنشطة اللاصفية في بناء طالب لديه وعي وثقافة، وفيما يأتي إليكم طريقة كتابة مذكرة داخلية عن تفعيل النشاطات داخل المدرسة:
- ليكن صاحب المذكرة في أول الامر على علم بأن مذكرة من هذا النوع عادةً يتم توجيهها إلى المدير؛ حيث إنه هو الشخص المسؤول عن منح الإذن بمباشرة إجراءات تفعيل الأنشطة المدرسية.
- لا بد أن تكون المذكرة الداخلية مختصرة وواضحة المعنى والمبنى.
- تحديد نوع النشاط المطلوب بالضبط.
- في حالة أن كان الأمر يتعلق بوجود دراسة أو تقرير حول أحد الأنشطة الُمراد تفعيلها، فلا بد من التنويه للمدير في المذكرة بوجود ذلك التقرير في حال أن كانت لديه الرغبة بالاطلاع عليه.
- تدوين البيانات التعريفية الأساسية للمذكرة (المرسل، المرسل إليه، الموضوع، التاريخ).
- كتابة مضمون المذكرة بشكل عام، وذلك دون الدخول في تفاصيل زائدة لا قيمة ولا أهمية لها.
- التوقيع على المذكرة وإرسالها.
- في حال أن كان المرسل شخصًا أعلى رتبة من المدير أو المشرف التربوي فإنه من الواجب في مثل هذا الحالة ختم المذكرة.
كتابة مذكرة داخلية تهنئة وشكر
وفي هذا الجزء الأخير من مذكرة داخلية نتطرق إلى كتابة مذكرة داخلية تهنئة وشكر؛ حيث إنها تعد أحيانًا بمثابة الإثبات الذي يدل على مدى تقدم الموظف في عمله؛ من ثم يمكن أن يتم اعتماد الموظف عليها في المطالبة بترقية في المستقبل في مجال عمله، ويمكن بسهولة كتابة مذكرة داخلية تهنئة وشكر، وذلك من خلال اتباع الخطوات النظرية التي لا بد من اتباعها عند كتابة هذا النوع من المذكرات، وتتلخص تلك الخطوات فيما يأتي:
- لا بد في بداية المذكرة أن يتم تدوين اسم الشركة، واسم القسم، وتحديد الشخص المرسل إليه الخطاب، وتاريخ تحرير المذكرة، وموضوع المذكرة).
- كتابة فحوى ومضمون المذكرة، وفي حالة أن كانت مذكرات التهنئة يتم فيها الإشارة إلى اسم الشخص المُراد شكره ورتبته، وتوضيح الأسباب والظروف التي أسهمت وأدت إلى تقديم هذه المذكرة، مع ضرورة الحرص على توضيح المكافأة والتي عادةً ما تكون تزكية للتوصية أو ترقية بشكل مباشر.
- وبعد الانتهاء من كتابة المذكرة لا بد من التوقيع وختم المذكرة مباشرةً دون عبارات ختامية في أغلب الحالات.
- من الأفضل في هذه الخطوة أن تكون المذكرة مكتوبة بخط الكمبيوتر، ويتم طباعتها بعد الانتهاء من إعدادها.
- لا بد من تسليم المذكرة في نفس يوم إعدادها؛ حتى تُناسب التاريخ المدون عليها، ويشعر الموظف بالتقدير والاهتمام الذي حظي به من قِبل مؤسسة عمله.
المذكرة الداخلية في الشركات عبارة عن نسخة مصغرة من التقارير الكبيرة؛ لتوصيل رسالة أو إحاطة الرؤساء بما يحدث في نطاق العمل، ولكنها أيضًا يمكنها أن تكون رسالة شكر لموظف أو قسم معين.
والآن نأتي إلى نموذج تطبيقي شارح عن كيفية كتابة مذكرة داخلية تهنئة وشكر، وذلك على النحو الآتي:
شركة: …………………
إدارة/ قسم: …………….
التاريخ: …/…/2022م.
مذكرة داخلية إلى: …………………….
الموضوع: ………………….
حصل الأستاذ الفاضل/ …………………. في تقييم الأداء الوظيفي على تقييم بدرجة ….. ، وذلك خلال فترة عمله معنا في المؤسسة على مدار …….، والآن وقد تمكن من اجتياز تلك المدة الزمنية بنجاح مشهود له، وتتجلى نتائجه بوضوح أمامنا جميعًا؛ فقد حصل المذكور على ترقية في المنصب، ونقدم له خالص الشكر والتقدير على تميزه وإبداعه اللامحدود.
الإمضاء: ………………
الختم: …………………..
اقرأ أيضًا:
بهذا نصل معكم إلى نهاية مقالنا لهذا اليوم عن: كتابة مذكرة داخلية، تعرفنا معكم فيه على أهمية المذكرة الداخلية، والخطوات التي لا بد من اتباعها عند كتابة مذكرة داخلية، وتناولنا كتابة مذكرة داخلية تربية مهنية، وكتابة مذكرة داخلية لمدير المدرسة، وكتابة مذكرة داخلية لتفعيل النشاطات المدرسية، وكتابة مذكرة داخلية لتقديم تهنئة شكر، وعززنا المقال بعدد من النماذج التطبيقية الشارحة.
لا تفوتكم فرصة الحصول على خدماتنا الحصرية والمتنوعة بأسعار تنافسية وسرعة في تلبية الطلب، وجودة في العرض والصياغة والتحرير.
وللحصول على خدمة (كتابة مذكرة داخلية) يمكنكم التواصل بنا عبر تطبيق واتساب، ورقمنا هو: (0533243424).
