مما لا شك فيه إن كتابة خطابات رسمية من الأمور التي تساعد المواطنين على القيام بتقديم طلباتهم المتعددة إلى الجهات الرسمية في المملكة العربية السعودية، وتساعدهم على إرسالها بكل سهولة ويسر، وذلك من خلال الوسائل والطرق المتاحة التي تخصصها الجهات الرسمية لاستقبال الخطابات الرسمية.
ونحن هنا بدورنا في موقعنا ريشة دوت كوم نتناول معكم في مقالنا لهذا اليوم عن: كتابة خطابات رسمية.
حيث تناولنا فيه أهمية هذا الخطاب الرسمي، ومجموعة الخطوات النظرية التي لا بد من القيام بها عند كتابة خطابات رسمية، وأوردنا عددًا من النماذج التطبيقية الشارحة، وغير ذلك من التفصيلات والمعلومات المهمة التي تجدونها في ثنايا المقال.
لا تفوتكم فرصة الحصول على خدماتنا الحصرية والمتنوعة، وأفكارنا الجديدة والمبتكرة، والتي نقدمها لكم بأسعارنا التنافسية، وجودتنا في تحرير وتنفيذ الطلبات بمختلف أنواعها.
وللحصول على الخدمات الكتابية المختلفة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: (0533243424).
قراءنا الكرام، أهلًا ومرحبًا بكم وإليكم مقال بعنوان: كتابة خطابات رسمية:
جدول المحتويات
كتابة خطابات رسمية
مما لا شك فيه أن كتابة خطابات رسمية تعتبر من أهم الخطابات التي يبحث عنها الكثير من المواطنين في المملكة العربية السعودية؛ بهدف الحصول على تحقيق ما يرغبون في تحقيقه من أهداف وأغراض ولا سيما أن الخطابات الرسمية متعددة الأغراض والأهداف، وذلك مثل:
- ما يتعلق بالحصول على مساعدات مالية.
- ما يتعلق بالحصول على مساعدات لسداد قرض من بنك.
- ما يتعلق بالحصول على منحة دراسية في الداخل أو الخارج.
- ما يتعلق بالحصول على موافقة على الزواج من مقيمة.
- ما يتعلق بالحصول على مساعدة مالية للعلاج.
- ما يتعلق بالحصول على قضاء مديونية.
- ما يتعلق بالحصول على درجة وظيفية.
وغيرها من الإشكاليات التي يعاني منها بعض المواطنين، وتستحق أن يتم تقديم خطاب رسمي من أجل العمل على معالجتها وحلها بطريقة سريعة وعاجلة.
طريقة كتابة خطابات رسمية
لا بد عند القيام بعملية كتابة خطابات رسمية من التعرف على مجموعة الخطوات النظرية التي من الضروري أن يتم الأخذ بها للخروج بخطاب رسمي قوي ومؤثر، وتتلخص تلك الخطوات في النقاط الآتية:
- الخطوة الأولى: من الضروري أن يتم في أول الأمر استهلال كتابة خطابات رسمية بالبسملة “بسم الله الرحمن الرحيم” فالبسملة تعتبر بمثابة التعبير الراقي والوجداني، والذي يمثل دليلًا واضحًا على مدى الانتماء إلى الهوية الإسلامية.
- الخطوة الثانية: القيام بعملية تحديد الجهة المختصة باستقبال معروض كتابة خطابات رسمية مثل: الأخ مدير شؤون الموظفين في وزارة التعليم.
- الخطوة الثالثة: توجيه التحية بشكل مناسب ومهذب إلى الجهة المعنية باستقبال كتابة خطابات رسمية، وعادة ما تكون صيغة التحية بـ “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، تحية طيبة، أما بعد”.
- الخطوة الرابعة: تحديد موضوع كتابة خطابات رسمية بطريقة مختصرة وواضحة، مثل: الموضوع: كتابة خطاب رسمي لطلب الحصول على ترقية.
- الخطوة الخامسة: تقديم موفور عبارات الشكر والتقدير إلى الجهة المعنية باستقبال الخطابات والمعاريض رسمية، مع ضرورة الحرص على الإشادة والثناء بالجهود الكبيرة لتلك الجهة التي تسهم في تذليل الصعوبات أمام المواطنين الذين هم بحاجة إلى تقديم العديد من الخطابات الرسمية إلى الجهات الرسمية في الدولة.
- الخطوة السادسة: شرح وتوضيح أهم الأسباب والظروف التي أسهمت في تقديم كتابة خطابات رسمية، والتي من الضروري أن يتم فيها العمل على مراعاة أن يكون الخطاب الرسمي مكتوبًا بشكل دقيق وواضح، مع ضرورة الحرص على الاختصار في كتابة الخطاب، وعدم الإطالة والدخول في تفاصيل لا أهمية لها؛ لأن الإطالة تؤدي إلى شعور القارئ بالملل.
- الخطوة السابعة: لا بد في هذه الخطوة من القيام بلفت نظر الجهة المختصة باستقبال كتابة خطابات رسمية بضرورة أن توافق على الخطاب الرسمي الموجه إليها، ولا تنس توجيه الدعاء والتحية لها مرة أخرى بإحدى عبارات الإغلاق، مثل: مع فائق التحايا، أو مع خالص تحياتي وتقديري.
- الخطوة الثامنة: القيام بتذييل كتابة خطابات رسمية بالمعلومات الشخصية لمقدم الخطاب، والتي تشمل ما يأتي: الاسم، ورقم الهوية الوطنية، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني، وعنوان السكن، وتاريخ تقديم الخطاب، والتوقيع.
- الخطوة التاسعة: تعزيز كتابة خطابات رسمية بالأوراق والمستندات والوثائق الرسمية التي تؤكد صحة ما ورد من معلومات في متن الخطاب.
- الخطوة العاشرة: لا بد من كتابة خطابات رسمية بخط الكمبيوتر، وعلى ان يكون نوع الخط Arial الذي يعدُّ من أهم الخطوط الرسمية المعتمدة في كتابة مختلف الخطابات الرسمية، ولا بد أن يكون حجم الخط ما بين 12 إلى 16.
كيفية كتابة خطابات رسمية
وفي هذا المحور لا بد من الإشارة إلى نموذج تطبيقي شارح عن كيفية كتابة خطابات رسمية، وذلك بنموذج موجه من أحد الباحثين عن وظيفة إلى إدارة الشركة لطلب الحصول على وظيفة، وذلك على النحو الآتي:
بسم الله الرحمن الرحيم
سعادة الأستاذ الفاضل مدير شركة……..
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحية طيبة، أما بعد:
الموضوع: خطاب رسمي لطلب الحصول على ترقية.
اسمحوا لي في مستهل خطابي هذا أن أتقدم إليكم بموفور عبارات الشكر والتقدير والامتنان على ما تقومون بتقديمه من جهود كبيرة في سبيل النهوض بالشركة إلى مصاف الشركات الرائدة في البلاد.
وبالإشارة إلى الموضوع أعلاه، فإنني أضع خطابي هذا بين يديكم، وهو خطاب الحصول على ترقية؛ حيث إنني أصبح لي أكثر من خمس سنوات أعمل في هذه الشركة، وتمكنت من حصد درجات متقدمة من تقييم الأداء الوظيفي، وحصلت على مجموعة من شهادات التقدير من الشركة وغيرها.
ولذا فإنني أرجو منكم أن تتكرموا بترقيتي إلى منصب يتناسب مع إنجازاتي العلمية، وسنوات الخبرة التي قضيتها في هذا الشركة الموقرة.
أرجو أن تتكرموا بالموافقة على طلبي بالحصول على ترقية، وجزاكم الله خير الجزاء، وأسأل الله لكم التوفيق والسداد، والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
الاسم/……….
رقم الهوية الوطنية/………..
رقم الهاتف/………..
البريد الإلكتروني/………
عنوان السكن/………….
تاريخ تقديم الخطاب/……..
التوقيع /……..
كتابة خطابات إدارية
تتنوع الخطابات الإدارية الرسمية، وذلك تبعًا لتنوع أغراضها وأهدافها الخاصة بعملية القيام بإرسال مجموعة واسعة من الخطابات والرسائل الإدارية، وذلك في داخل الشركات ومؤسسات العمل المختلفة، فضلًا عن طريقة إرسال الخطاب الإداري بخصوص الحصول على تعيينات جديدة؛ حيث إن خبراء العلاقات العامة أشاروا إلى عديد من أنواع الخطابات الإدارية، ومن تلك الأنواع نشير إلى ما يأتي:
النوع الأول: رسالة إدارية عامة:
- تعتبر الرسائل الإدارية العامة من أهم الرسائل التي يتم إعدادها وإرسالها؛ بهدف العمل على تعزيز العلاقات بين الإدارات المختلفة في داخل مؤسسات العمل.
- تتضمن الرسائل الإدارية العامة الإشارة إلى بعض القرارات والمعلومات التي من المهم أن يكون كل أفراد المؤسسة في مختلف الإدارات على معرفة وإلمام بها.
- إن مضمون الرسالة الإدارية يكون متنوعًا ومتباينًا من خلال الاستناد على الطرف المرسلة إليه الرسالة.
- إن إرسال رسالة إدارية عامة إلى موظف تختلف عن الرسائل المُرسلة التي يتم إرسالها إلى المدير العام أو رؤساء الأقسام في مؤسسات العمل.
النوع الثاني: المذكرات الإدارية:
- تتميز المذكرات الإدارية بدرجة كبيرة من أوجه الاهتمام والاستخدام في داخل مؤسسات وشركات العمل المتعددة.
- تختلف المذكرة الإدارية عن الرسالة الإدارية من ناحية الحجم؛ حيث إن المذكرة الإدارية لا يزيد حجمها عن صفحة واحدة فقط.
- إن مضمون المذكرة الإدارية يكون بالدرجة الأساس متعلقًا بدرجة كبيرة بالمهام اليومية التي يتم ممارستها في مؤسسات العمل.
- إنه بموجب المذكرة الإدارية تعتبر من المهام الواجبة التنفيذ، أو القيام بعملية إرسال مذكرة إدارية؛ وذلك من أجل القيام بعملية التذكير ببعض الأحداث والتطورات المهمة في داخل المؤسسة، وذلك مثل مواعيد الاجتماعات وغيرها من الأمور الإدارية التي تتطلبها مؤسسات العمل المختلفة.
النوع الثالث: التقارير الإدارية:
- تعتبر التقارير الإدارية من أهم صور الخطابات الإدارية التي يتم العمل بها عادة في داخل المؤسسات والشركات سواء العامة منها أو الخاصة.
- تتميز التقارير الإدارية بأنها تدور حول موضوع أو حدث واحد فقط؛ حيث إنه من الأمور الضرورية أن تتم معرفة كيفية كتابة التقارير الإدارية، والعمل على شرح تفاصيلها بطريقة ممتازة.
- تتميز التقارير الإدارية أيضًا بأنها تظهر أوجه الإيجابيات والسلبيات في ثنايا التقرير.
- يتم الاعتماد على التقارير الإدارية؛ من أجل العمل على اتخاذ القرار النهائي والصحيح، وذلك تجاه موضوع ما أو قضية لها علاقتها المباشرة بمسيرة العمل في داخل المؤسسة أو الشركة.
خدمات كتابة خطابات إدارية
أخيرًا لا بد أن نشير إلى نموذج تطبيقي شارح عن كيفية كتابة خطاب إداري، وذلك بالاعتماد على الخطوات النظرية الآنفة الذكر، وذلك على النحو الآتي:
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى سعادة الأستاذ الفاضل رئيس قسم التوظيف بشركة…….
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحية طيبة، أما بعد:
عنوان الرسالة: طلب من أجل الحصول على ملف إداري بالشركة
اسمحوا لي في مستهل طلبي هذا أن أتقدم إليكم بموفور عبارات الشكر والتقدير إليكم سيدي الكريم على ما تقومون به من جهود جبارة في سبيل النهوض بالأداء المؤسسي للشركة، وذلك من خلال العمل على تحفيز الموظفين والعاملين في الشركة نحو الأداء الأفضل، وذلك بما يعمل على تحفيز الموظفين نحو الإبداع والتميز.
وبالإشارة إلى الموضوع أعلاه، فإنني أضع هذا الطلب بين يديكم، وهو طلب الحصول على نسخة من الملف الإداري رقم…. الخاص بالقسم الذي أعمل فيه، وأشغل رئيسه الإداري، ولدينا الحاجة الماسَّة إلى الحصول على هذا الملف لغرض عمل دراسة جدوى عن نشاط القسم خلال الستة شهور المنصرمة.
أرجو منكم أن تتكرموا بالموافقة على طلبي، وأسأل الله لكم التوفيق والسداد، والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
مقدم الخطاب….
رقم الهوية الوطنية….
رقم الهاتف….
البريد الإلكتروني….
عنوان السكن….
تاريخ تقديم الخطاب….
التوقيع…..
اقرأ أيضًا: نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية
بهذا النموذج التطبيقي الشارح نختم معكم مقالنا لهذا اليوم عن: كتابة خطابات رسمية، تناولنا معكم فيه أهمية كتابة خطابات رسمية، وتطرقنا إلى أهم الخطوات النظرية التي لا بد من الأخذ بها عند كتابة الخطاب الرسمي، وعززنا المقال بنموذج تطبيقي شارح، وتعرفنا على كتابة خطابات إدارية، وختمنا المقال بنموذج تطبيقي شارح عن كيفية كتابة خطاب إداري.
لا تفوتكم فرصة الحصول على خدماتنا الحصرية والمتنوعة، وأفكارنا الجديدة والمبتكرة، والتي نقدمها لكم بأسعارنا التنافسية، وجودتنا في تحرير وتنفيذ الطلبات بمختلف أنواعها.
وللحصول على الخدمات الكتابية المختلفة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: (0533243424).
