تتميز كتابة الخطابات الرسمية من بين غيرها من الخطابات، وذلك من ناحية الاستخدامات والأهمية؛ حيث إن لكل خطاب اختلاف في الغرض والهدف الذي تم تحريره من أجله.
وبالتالي فإنه لزامًا علينا أن نتطرق في هذا المقال عن: كتابة الخطابات الرسمية.
حيث عرضنا فيه أهمية كتابة الخطاب الرسمي، ومجموعة الخطوات النظرية التي لا بد من اتباعها عند القيام بكتابة الخطابات الرسمية، وأوردنا نموذجًا تطبيقيًا شارحًا.
وللحصول على الخدمات الكتابية المختلفة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر تطبيق واتساب ورقمنا هو: (0533243424).
قراءنا الكرام، إليكم مقال بعنوان: كتابة الخطابات الرسمية:
جدول المحتويات
كتابة الخطابات الرسمية
في مطلع هذا المحور لا بد أن نشير إلى أهم مميزات كتابة الخطابات الرسمية؛ حيث إن الخطاب الرسمي يعتبر من أهم أنواع الخطابات التي يتم استخداماتها في التعاملات اليومية؛ لغرض الحصول على تسهيل الكثير من التعاملات للمواطنين، ولا سيما من ذوي الدخل المحدود.
ونظرًا لهذه الأهمية التي يحتلها الخطاب الرسمي فقد خصصنا هذا المقال للحديث عن التفاصيل المهمة عن الموضوع، وكل ما عليكم أن تواصلوا القراءة حتى نهاية المقال.
كتابة خطاب رسمي
تتنوع الخطابات الرسمية وذلك خلال المعضلات التي تعالجها؛ حيث يتعرَّض الكثير من الأشخاص للعديد من الحوادث العارضة التي بحاجة إلى معالجة، وهو الأمر الذي يجعله يقوم بتحرير خطاب رسمي ويقوم بتوجيهه إلى الجهة المختصة بالرد على الخطاب الرسمي بحسب النوع.
وهنا لا بد من الإشارة إلى عدد من أنواع الخطابات الرسمية التي يمكن تقديمها إلى الجهات المختصة، وتتلخص تلك الأنواع في النقاط الآتية:
-
النوع الأول: خطاب رسمي للحصول على منحة ملكية:
يعتبر هذا النوع من الخطابات الرسمية أحد الخطابات التي يتم صياغتها وفق شروطٍ محددةٍ، كأن يكون المتقدم كبيرًا في السن، ويعاني من بعض الأمراض المزمنة، ولا يملك مسكنًا يأوي إليه سوى مساكن الإيجار غالية الثمن التي يتم دفعها بشكل شهري أو سنوي؛ ولذلك فإنه يجد صعوبة كبيرة في القيام بعملية تسديد مبالغ الإيجار الباهظة، كما أن هذه الرجل المسن لم يحصل على منحة ملكية من قبل، والمتمثلة بالحصول على قطعة أرض سكنية.
وهذا الأمر بلا شك يتطلب القيام بكتابة خطاب رسمي للحصول على منحة ملكية، وفي الخطاب الرسمي لا بد من القيام بوصف الحالة التي يمر بها، والظروف الصعبة التي يعاني منها، ولا بد أن يقوم بإرفاق مجموعة من الأوراق والتقارير الطبية، وعقد الإيجار، وغيرها من الأوراق الرسمية التي يرى أنها لا بد أن ترفق، ومن ثم يقوم برفع الحطاب الرسمي إلى الملك، وبفضل الله ثم بفضل الملك خادم الحرمين الشريفين حفظه الله ورعاه ينال مبتغاه، ويحصل على سكن يأويه ويكفيه عناء الإيجار، وتأمين صحي يكفيه عناء المرض، ومساعدة مالية نقدية تكفيه عناء الحاجة إلى الناس.
-
النوع الثاني: خطاب رسمي إعفاء قرض بنكي:
مما لا شك فيه أن هذا النوع يُعدُّ أحد أهم أنواع الخطابات الرسمية التي يلجأ إليها الكثير من الأشخاص الذين يواجهون الأزمات المالية القاسية، والذين يصبحون بحاجة ماسَّة إلى التدخل السريع والعاجل؛ بهدف العمل على حل ضائقتهم المالية؛ لغرض القيام بسداد قروضهم، أو الحصول على إعفاء من القرض البنكي الذي عجزوا عن القيام بسداد أقساطه.
وعلى هذا الأساس فإن هذا النوع يعتبر من أكثر الخطابات الرسمية كتابة وتقديمًا من قبل المواطنين، ولاسيما من يحملون على عاتقهم قروضًا شخصية، أو عقارية، أو أسرية، وغيرها من أنواع القروض التي تتيحها البنوك للمواطنين، والتي في العادة يتم منحها للمواطن السعودي، ولاسيما من يمتلكون وظائف تساعدهم على سداد أقساط القرض؛ كونه المواطن صاحب الدخل المحدود من جهة أولى، وعلى عاتقه العديد من الالتزامات المالية الشهرية من جهة ثانية، والمسؤوليات الأسرية من جهة ثالثة، … وغير ذلك من متطلبات الحياة المختلفة.
-
النوع الثالث: خطاب رسمي لطلب الحصول على مساعدة مالية:
يلجأ إلى هذا النوع من الخطابات الرسمية العديد من المواطنين من ذوي الحاجة الماسَّة لطلب الحصول على المساعدات المالية من الجهات الرسمية وغير الرسمية في الدولة. وعادة ما يكون مقدمو الخطاب الرسمي من أجل الحصول على مساعدة مالية لا يملكون مؤهلات وظيفية، وليس لديهم مصدر الدخل الثابت سوى ما يتقاضونه من رواتب الضمان الاجتماعي، والتي لا تكفي بالطبع لمواجهة متطلبات الحياة.
وأكثر مقدمي هذه الطلبات يعتبر من كبار السن، الذين في الغالب يكونوا مصابين بأمراض مزمنة، تتطلب هذه الأمراض العلاج المستمر، وبحاجة إلى مصاريف شهرية لهم ولأسرهم، وكذلك ملابس مدرسية لأبنائهم، وكذلك احتياجات معيشية حتمية، وهذا الأمور جميعها لا شك أنها تدفعه إلى القيام بتقديم خطاب رسمي إلى الجهات المختصة بتقديم المساعدات المالية.
-
النوع الرابع: خطاب رسمي من أجل تقدي شكوى:
يعتبر هذا النوع من الخطابات الرسمية من أكثر أنواع الخطابات التي يتم تقديمها من الأشخاص الذين تعرضوا للظلم والاعتداء على ممتلكاتهم، أو أموالهم، أو أعراضهم، إلى الجهات الرسمية، والتي يطلبون فيها إنصاف العدالة، مبينين في خطاباتهم حجم الضرر الذي نالهم من هذا الظلم، وفي العادة يتم تقديم هذا النوع من الخطابات الرسمية إلى الجهة المختصة باستقبال المعروض؛ حيث إن لكل موضوع شكوى جهة مختصة بالبت فيه.
-
النوع الخامس: خطاب رسمي طلب توظيف:
هذا النوع من الخطابات الرسمية بتم تقديمه من الخريجين والعاطلين عن العمل، ومن لديهم الشغف الكبير بخدمة الدين والوطن والملك؛ حيث إنه في ثنايا هذا الخطاب الرسمي لا بد من الإشارة إلى المؤهل العلمي، وشهادات التقرير، وشهادات الخبرة التي يتميز بها الشخص المذكور، ولا سيما التي يمتلكها ويتمتع بها ويجيد استخدامها، ويرغب في أن يقوم بخدمة مجتمعه بواسطتها. مع ضرورة الحرص على أن يبيِّن في معروضه حاجته الماسة للوظيفة التي يعتبرها بمثابة حلمه الوحيد؛ الذي سيحقق له تحسين وضعه ووضع أسرته المادي، وسيتمكن من خلاله الحصول على وظيفة من مجابهة ظروف الحياة وتكاليف العيش.
-
النوع السادس: خطاب رسمي طلب نقل:
يتم استخدام هذا الخطاب الرسمي من قبل الكثير من الموظفين والموظفات في القطاعين المدني أو العسكري؛ حيث يقومون بتقديمه من أجل النقل من مكان عمله السابق إلى مكان عمل جديد يشير إليه في ثنايا خطابه الرسمي، ويوضح فيه الأسباب الكامنة وراء ذلك؛ والتي قد تكون في حالة تعيين الموظف في منطقة بعيدة عن مقر سكنه، وبعيدة عن عائلته وأسرته؛ ونتيجة لبعد المسافة التي تجعله يتكبد على عاتقه تكاليف السفر، وتعب الطريق، وربما يفقد التوازن بين واجبه الأسري وواجبه الوظيفي، ويجد صعوبة بالغة في الاهتمام بأسرته وعائلته، الأمر الذي يؤدي إلى عدم استقراره النفسي. ولذا يقوم الموظف بتقديم معروض نقل إلى الجهة المعنية بنقله.
وفي واقع الحال فإن تنوع كتابة الخطابات الرسمية وتعدد أغراضها، يجعل علينا ضرورة أن نقوم بكتابة الخطاب الرسمي من خلال الاستناد على مجموعة من الخطوات النظرية التي لا بد من الأخذ بها، وتلك الخطوات نلخصها لكم فيما يأتي:
- بدء كتابة الخطابات الرسمية بتدوين بالبسملة “بسم الله الرحمن الرحيم”.
- تحديد الجهة المختصة التي سيرسل إليها كتابة الخطابات الرسمية.
- توجيه التحية إلى الجهة المختصة باستقبال كتابة الخطابات الرسمية، وصيغة التحية بـ (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، تحية طيبة، أما بعد).
- الإشارة إلى موضوع كتابة الخطابات الرسمية بطريقة مختصرة وواضحة، مثل: الموضوع: خطاب لغرض طلب الحصول على مساعدة مالية.
- تقديم خالص عبارات الشكر والتقدير والثناء للجهة المختصة باستقبال كتابة الخطابات الرسمية.
- غرض أهم الأسباب والظروف التي أسهمت في كتابة الخطابات الرسمية، والتي لا بد أن يتم فيها أن تكون دقيقة وواضحة.
- إنهاء كتابة الخطابات الرسمية الدعاء والتحية للجهة المخولة باستقبال الخطاب.
- الإشارة في كتابة الخطابات الرسمية إلى المعلومات الشخصية لصاحب الخطاب، وهي: الاسم، ورقم الهوية الوطنية، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني، وعنوان السكن، وتاريخ الخطاب، والتوقيع.
- تعزيز ورفد كتابة الخطابات الرسمية بمجموعة من الأوراق والمستندات.
طريقة كتابة خطاب رسمي
بسم الله الرحمن الرحيم
سعادة الأستاذ الفاضل مدير المنح الدراسية في وزارة التعليم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحية طيبة، أما بعد:
الموضوع: خطاب رسمي طلب توظيف
يسعدني ويشرفني أن أتقدم إليكم سيدي الكريم بموفور عبارات الشكر والتقدير على ما تقدمونه من أعمال نبيلة، ولا سيما توفير المنح الدراسية للشباب من أبناء هذا البلد الباحثين عن مواصلة الدراسات العليا.
وبالإشارة إلى الموضوع أعلاه، فإنني أضع طلبي هذا بين يديكم، وهو طلب الحصول على منحة دراسية، حيث أنني حصلت على شهادة البكالوريوس في تخصص المحاسبة، ومنذ ان تخرجت قبل ثلاث سنوات، وانا أبحث عن منحة إلى الخارج أستطيع بها أن أواصل دراساتي العليا للماجستير.
أرجو من سيادتكم أن تتكرموا بمنحي منحة دراسية إلى إحدى الجامعات الخارجية، وذلك لمواصلة دراساتي العليا.
أرفقت لكم ما يعزز طلبي، وأرجو أن أحظى بالموافقة، وأسأل الله لكم التوفيق والسداد، والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
الاسم/……….
رقم الهوية الوطنية/………..
رقم الهاتف/………..
البريد الإلكتروني/………
عنوان السكن/………….
تاريخ تقديم الخطاب/……..
التوقيع/……..
فن كتابة الخطابات الرسمية pdf
تعتبر كتابة الخطابات الرسمية أحد الفنون المهمة التي تحتاج مهارة ودراية من لدن الكثيرين الذين يرغبون في استخدام مثل هذا الخطاب؛ حيث إنه عند كتابة الخطابات الرسمية لا بد من الأخذ ببعض الأمور الفنية، والتي ألخص لكم بعضًا منها، وذلك على النحو الآتي:
- إن كتابة الخطابات تساعد في اختصار الجهد والمسافة بين مواقع جهات المراسلة المتعددة.
- إن كتابة خطابات رسمية بمثابة وثيقة قانونية يمكن الرجوع إليها عند الحاجة، والتي لا شك أنها تحظى بأهميتها الكبيرة لما تتخذه من طابع رسمي.
- إن كتابة خطابات رسمية لا بد أن تتصف بالموضوعية، وتبتعد عن الألفاظ الأدبية، والجمل الشعرية.
- إن كتابة الخطابات الرسمية لا بد أن يتم فيها الابتعاد عن العاطفة، واتخاذ الأسلوب التقريري المُقنع، وهو الأسلوب الذي يهدف إلى العمل على توضيح الموضوع الذي تناوله الخطاب الرسمي.
- إن كتابة خطابات رسمية لا بد عند أن تكون متسلسلة الأفكار، ومنطقية العرض، ولا يتم الانتقال فيها من توضيح فكرة إلا بعد تغطيتها، ومن ثم القيام بالانتقال إلى الفكرة الأخرى.
طريقة كتابة خطاب رسمي للمدير
تعتبر طريقة كتابة خطاب رسمي للمدير من الخطابات التي يتم استخدامها الكثير من المواطنين لعلاج شتى شؤون الحياة المختلفة؛ حيث إن خطاب رسمي للمدير من الخطابات التي لا بد أن يتم تعزيزها بالمستندات والأوراق المهمة، والتي تؤكد صحة ما ورد في الخطاب من معلومات، وكذلك لا بد أن يتم كتابة الخطاب بلغة عربية فصيحة وواضحة، وأن يتم مراجعة الخطاب قبل إرساله إلى الجهات المختصة.
اقرأ أيضًا: صيغة خطاب شكوى رسمي
بهذا نصل معكم إلى خاتمة مقالنا لهذا اليوم عن: كتابة الخطابات الرسمية، تناولنا معكم فيه على أهمية كتابة الخطابات الرسمية وأبرز أنواعها، والخطوات النظرية التي لا بد من الأخذ بها عند كتابة الخطابات الرسمية، وعززنا المقال بنموذج تطبيقي شارح، كما عرضنا عديدًا، المعلومات التفصيلات الهمة والضرورية التي تجدونها في ثنايا المقال.
وللحصول على الخدمات الكتابية المختلفة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر تطبيق واتساب ورقمنا هو: (0533243424).
